de la Plateforme de la société civile «CivilMPlus»

Préambule

La Plateforme de la société civile «CivilMPlus» («la Plateforme» ou CivilMPlus) est une association informelle d’organisations civiles et d’experts venant d’Ukraine, de Russie et de plusieurs autres pays – en incluant également des organisations internationales – qui unissent ensemble leurs actions pour résoudre le conflit dans l’est de l’Ukraine (région du conflit), trouver des solutions aux questions liées aux violations des droits de l’homme, apparues avec le conflit, initier des actions de construction de la paix, basées sur le dialogue, destinées à améliorer la vie et les chances de développement de la population et des réfugiés sortis de la région de conflit, à rétablir le gouvernement dans la région en conflit et la réintégrer dans une Ukraine démocratique, conformément au Mémorandum de la Plateforme datant du 4 décembre 2017, au travers d’une coopération internationale, intersectorale et multidisciplinaire entre les participants de la Plateforme

1. les formes de travail et de participation à la Plateforme

1.1 Création et dissolution de la Plateforme

Les premiers participants de la Plateforme sont des organisations civiles et des experts, signataires du Mémorandum de la Plateforme et des statuts actuels des principes généraux et de la structure en date du 31 décembre 2017, et par cela même ont participé à la création de la Plateforme.

Ce statut est présentement en accord avec le point 2.2 de ce document.

Les premiers participants de la Plateforme formant le Conseil de coordination (cf. Ci-dessous) sont en charge d’établir un statut détaillé concernant les participants et les actions de la Plateforme  jusqu’au 1 janvier 2019 (principes de communication inclus).

Pour le moment, l’accueil de nouveaux participants au sein de la Plateforme se fera conformément au présent statut des principes généraux et de la structure.

La Plateforme est considérée créée lorsque le Mémorandum de la Plateforme est signé par pas moins de trois organisations ukrainiennes (UK), pas moins de trois organisations russes (RU) ainsi qu’une organisation internationale (INT).[1]

Par conséquent, la Plateforme est dissoute lorsqu’elle compte moins de trois organisations ukrainiennes, moins de trois organisations russes et moins d’une organisation internationale.

1.2 Participants et procédure d’intégration des nouveaux membres de la Plateforme

Les membres de la Plateforme peuvent être aussi bien des organisations et initiatives non gouvernementales (avec un statut légal ou non, ensuite appelées «organisations») que des experts particuliers provenant d’Ukraine, de Russie ou bien d’autres pays et qui:

• travaillent régulièrement et avec détermination sur les sujets qui constituent la mission et les actions de la Plateforme.
• acceptent les principes et les valeurs du travail de la Plateforme, énoncés dans le Mémorandum et le statut des principes généraux et de la structure.

Pour devenir membre de la Plateforme, les organisations et les experts doivent :

• pour les membres à titre informatif – signer le Mémorandum et le statut des principes généraux et de la structure, obtenir les recommandations de pas moins de trois membres actifs de la Plateforme (organisation ou expert) issus de plusieurs groupes de pays. Pour ce faire, les nouvelles organisations doivent obtenir les recommandations d’autres organisations, et pour les experts, les référents peuvent être d’autres experts ou bien des organisations membres de la Plateforme.
• pour les membres actifs – signer le Mémorandum et le statut des principes généraux et de la structure, obtenir les recommandations d’au moins deux membres actifs de la Plateforme.

Pour devenir membre actif de la Plateforme, les organisations/experts doivent avoir d’abord été membres à titre informatif pendant au moins trois mois. Les membres fondateurs de la Plateforme sont immédiatement des membres actifs.

Au cours de la première année d’activité de la Plateforme, les membres actifs doivent inviter des membres à titre informatif et doivent devenir leurs référents.

La décision d’admission des nouveaux participants est prise par le Forum de la Plateforme conformément aux dispositions énoncées dans les points 2.1 et 2.2. Le Forum peut déléguer sont droit de décision quant à l’admission des nouveaux membres au Conseil de coordination de la Plateforme.

Les représentants délégués auprès de la Plateforme le sont conformément aux décisions prises en interne dans leurs organisations respectives. Si un représentant délégué d’une organisation membre de la Plateforme ne peut pas prendre part aux activités du Forum – l’organe le plus élevé selon le point 2.1 – l’organisation désigne elle-même un autre représentant et en informe par avance le Conseil de coordination ou le Secrétariat de la Plateforme.

1.3 Parité au sein de la Plateforme

Au sein de la Plateforme, sont représentés trois groupes différents («groupe de pays»): un groupe ukrainien, un groupe russe et un groupe regroupant les organisations venant d’autres pays et les organisations internationales. Dans la mesure du possible, une parité entre participants de ces trois groupes (représentation proportionnelle des participants des trois groupes de pays, pour prendre en compte un éventail d’opinions aussi large que possible) dans la participation et le travail au sein de l’organe. Si la parité ne peut momentanément pas être respectée, à cause d’un manque de participation ou d’intérêt à participer, le Conseil de coordination prendra les mesures pour changer la situation sous les six mois.

La responsabilité d’observer, de discuter et de corriger les violations de ce principe revient au Conseil de contrôle de la Plateforme.

1.4 Formes de participation

Au sein de la Plateforme, sont observés deux types de participation :

a) une participation active (complète) implique les doits suivants : recevoir les informations diffusées, participer aux événements de la Plateforme, participer aux travaux de groupe de la Plateforme, signer les communiqués produits au nom de la Plateforme. En plus des droits susmentionnés, les organisations actives peuvent : être requérantes ou coordinatrices de projets, de plans de subventions, de programmes, de travaux en groupe ou autre forme d’activité au sein ou au nom de la Plateforme. Elles possèdent également le droit de vote sur les décisions relatives à l’activité de la Plateforme.

b) une participation à titre informatif suppose les droits suivants : recevoir les informations diffusées, participer aux événements de la Plateforme, participer aux travaux de groupe, aux projets et aux programmes de la Plateforme si la réalisation de ceux-ci n’implique pas la nécessité de posséder les droits de membres actifs, signer les communiqués produits au nom de la Plateforme.

1.5 Principes de participation

La participation à la Plateforme n’empêche pas les organisations de poursuivre leurs propres actions et d’exprimer leurs propres positions. La Plateforme n’est pas responsable des actions et des positions de ses participants.

La sécurité des participants (personnelle, des données, etc.) constitue une priorité majeure dans le fonctionnement et l’activité de la Plateforme.

Les langues de travail au sein de la Plateforme sont, à valeur égale, le russe, l’ukrainien et l’anglais. La Plateforme s’efforce de garantir une traduction des évènements, des publications et autres formats dans trois langues susmentionnées.

Le travail au sein de la Plateforme est fondé sur le principe de non-discrimination, quelle qu’en soit la raison. La responsabilité d’observer, de discuter et de corriger les violations de ce principe, défini dans le Mémorandum appartient au Conseil de contrôle de la Plateforme.

1.6 Retrait et exclusion des participants de la Plateforme

Un retrait volontaire de la Plateforme survient :

• pour une organisation – sur la base d’une notification écrite au Conseil de coordination ou / et au Secrétariat de la Plateforme de la part du délégué de l’organisation au sein de la Plateforme ou une personne autorisée à écrire cette notification.
• pour un expert – sur la base d’une notification personnelle écrite au Conseil de coordination ou / et au Secrétariat de la Plateforme.

Si au moment du retrait de la Plateforme, l’expert ou l’organisation possède des responsabilités au sein de l’organisation, par exemple de coordination ou d’expertise, elles restent en vigueur jusqu’au moment où le Conseil de coordination ait pris une décision.

Un membre peut être exclu de la Plateforme par décision du Conseil de contrôle pour une violation d’un des principes énoncés dans le Mémorandum et pour violation systématique de l’actuel statut des principes généraux et de la structure.

Après la décision du Conseil de contrôle, votée à la majorité simple, le membre visé par l’exclusion a le droit de réclamer et d’obtenir dans un délai de deux semaines une explication écrite de la part du Conseil de contrôle.

La décision finale du Conseil de contrôle concernant un membre de la Plateforme est prise dans le mois suivant le jour de réception de la réclamation d’explication écrite.

2. Structure de la Plateforme et prise de décision

2.1 Le Forum

La plus haute instance de la Plateforme est le Forum – c’est l’assemblée générale des participants actifs de la Plateforme. Le Forum peut prendre la forme de réunions en face-à-face ou bien en ligne, mais obligatoirement au moins une fois par an.

Les organisations membres actives de la Plateforme possèdent un droit de vote dans les prises de décisions du Forum.

Les experts membres actifs possèdent un droit de vote dans les prises de décisions du Forum.

Le Conseil de coordination décide de la longueur de la période de vote pour chaque sujet en fonction des circonstances.

Les membres à titre informatif de la Plateforme – Organisation aussi bien qu’experts – ne prennent pas part à l’activité du Forum. Le Conseil de coordination peut décider de faire une exception à la suite d’une requête d’un participant à titre informatif.

Le Forum prend des décisions dans les conditions suivantes :

Adopter les nouvelles chartes de la Plateforme et modifier les documents existants.	La décision est prise par vote et considérée adoptée lorsque pas moins de 75% des organisations sur la totalité des participants – participants actifs -de chaque groupe de pays (UA, RU, INT) ont voté en faveur.
Adopter les statuts et autres documents de la Plateforme.	La décision est prise par vote et considérée adoptée lorsque pas moins de 2/3 des organisations sur la totalité des participants – participants actifs – de chaque groupe de pays (UA, RU, INT) ont voté en faveur.
Admission des nouveaux participants actifs et à titre informatif au sein de la Plateforme.	Les participants à titre informatif sont automatiquement acceptés après une confirmation de la part du Secrétariat de la Plateforme. Concernant l’admission des participants actifs, la décision est prise à condition qu’il n’y ait pas plus d’une voix contre («le vote noir») dans chacun des groupes de pays (UA, RU, INT). Lorsque le vote est annoncé. Tout «vote noir» doit être communiqué sous un délai de deux semaines.
Communiqués ou autres productions publiques faites au nom de la Plateforme qui utilisent directement l’image de la Plateforme (nom, logo, etc.).	La décision est prise par vote et considérée adoptée lorsque pas moins de 50% des organisations sur la totalité des participants – participants actifs -de chaque groupe de pays (UA, RU, INT) ont voté en faveur.

Les décisions du forum aux activités impliquant des participants à titre informatif (par exemple accepter des demandes et créer des groupes de  travail) seront transmises aux participants à titre informatifs qui pourraient y participer.

2.2 Le Conseil de coordination et le Conseil de contrôle

Les représentants du groupe d’initiative qui ont créé la Plateforme et comptent parmi les premiers participants sont également les membres du Conseil de coordination (CCord) et/ou le Conseil de contrôle (CCtrl) de la Plateforme et prennent la responsabilité de développer des statuts distincts pour chaque organe et leurs procédures d’action dans un délai d’un an après la création de la Plateforme.

Une nouvelle procédure de formation du Conseil de coordination et du Conseil de contrôle doit être adoptée dans un délai d’un an après la création de la Plateforme. Les deux structures doivent suivre les principes de transparence dans leur travail et leur relation avec les participants actifs et à titre informatif, elles doivent les informer du contenu et des résultats de leur travail. Les organisations membres ne peuvent pas être représentées à la fois dans le CCord et le CCtrl.

2.2.1 Le Conseil de coordination

Le Conseil de coordination (CCord) est responsable des décisions opératoires et de l’organisation des processus de développement des stratégies de la Plateforme, ainsi que d’autres tâches énoncées dans le statut, si cela ne rentre pas en conflit avec les droits (autorité) du Forum.

Le CCord ne peut pas être composé de moins de 3 et pas plus de 9 représentants des organisations actives – avec au moins un membre issu de chaque groupe de pays. Le CCord assume ses responsabilités lorsque au moins un représentant de chaque groupe de pays a été admis dans le Conseil.

Les membres du CCord y prennent part à titre personnel.

2.2.2 Le Conseil de contrôle

Le Conseil de contrôle (CCtrl) est responsable d’observer les dispositions des chartes et autres règlements adoptés ainsi que les procédures et les résolutions des contentieux au sein de la Plateforme. Le Forum et le CCord peuvent déléguer au CCtrl  d’autres tâches liées à la protection et le développement du Forum.

Le CCtrl ne peut pas être composé de moins de 3 et pas plus de 9 représentants des organisations actives – avec au moins un membre issu de chaque groupe de pays. Le CCtrl assume ses responsabilités lorsque au moins un représentant de chaque groupe de pays a été admis dans le Conseil.

Les membres du CCord y prennent part à titre personnel.

2.3 Le Secrétariat

Pour accomplir les fonctions administratives, techniques et informatives dans le fonctionnement de la Plateforme et pour garantir la coopération entre les participants, la Plateforme peut créer un Secrétariat en déléguant ces responsabilités à un représentant ou un groupe de représentants issus des organisations actives de la Plateforme ayant accepté de prendre en charge ces fonctions administratives, techniques et informatives. Le Secrétariat soutient les organes de la Plateforme et leurs activités. La délégation de ces fonctions se déroule par décision du Forum, après une proposition du Conseil de coordination. Comme la Plateforme n’est pas une entité enregistrée, les organisations actives qui prennent en charge ces fonctions assument également les fonctions et les responsabilités qui lui sont liées. Ils ont également le devoir d’observer le principe de transparence envers les participants de la Plateforme (envers tous ou bien seulement les participants actifs?) et doivent régulièrement informer ces derniers des avancées dans leurs travaux.

3. Les groupes de travail

Au sein de la Plateforme, il est possible de créer un nombre indéfini de groupes de travail thématiques aux fonctions différentes. Les groupes de travail peuvent être créés aussi bien pour effectuer des travaux sur le long terme et dans n’importe quelle direction, que pour réaliser des projets définis au sein de la Plateforme. Ces questions ainsi que d’autres concernant les activités des groupes de travail seront régularisées dans le statut que le Conseil de coordination s’engage à développer avant le 1 janvier 2019.

Le nombre minimal de participants dans un groupe de travail est de trois. Un groupe de travail est considéré créé, lorsqu’au moins un membre de chaque groupe de pays (organisation ou expert) figure dans les initiateurs. Les initiateurs informent le Secrétariat de la création du groupe de travail.

Les membres du groupe seuls déterminent le mécanisme de prise de décision dans chaque groupe de travail et informent le CCord de celui-ci. Les groupes de travail peuvent inclure y compris des membres de la Plateforme à titre informatif. Dans le cadre d’un groupe, les organisations membres actives, les experts actifs ainsi que les membres à titre informatif possèdent un droit de vote égal dans les processus de prise de décision internes.

4. Règlement de différents

Dans le cas de n’importe quelle situation conflictuelle, son jugement et son règlement se déroulent au sein de la Plateforme. L’information d’une situation de conflit est transmise au CCtrl qui dans un délai de deux semaines propose une procédure de jugement et de règlement du différent à l’aide et en conformité avec les chartes de la Plateforme. Le Conseil de contrôle adopte une recommandation sur la base d’une simple majorité. Les parties au conflit possèdent un droit de réaction écrite adressée au CCtrl dans un délai de deux semaines qui constitue ensuite une base pour la suite du processus de prise de décision.

Dans un délai d’un an, le CCtrl va proposer au Forum un règlement de résolution des conflits au sein de la Plateforme.

5. Représentation extérieure de la Plateforme

Seuls possèdent le droit de s’exprimer au nom de la Plateforme les membres qui se sont entendus avec le CCord sur leur projet d’action. 

Le Conseil peut donner le droit de s’exprimer au nom de la Plateforme sur certains sujets ou bien certains événements qui ne sont pas mentionnés dans le point précédent.

La Plateforme crée un logo et un site internet sur la base des caractéristiques confirmées par le CCord.

6. Activité économique au sein de la Plateforme

Le soutien logistique, matériel et technique des actions de la Plateforme et les actions de soutien de projets thématiques peuvent faire l’objet de programmes de financement menés par des organisations membres de la Plateforme avec l’aide d’organisations donatrices.

Le dépôt de demande de financement de projets d’événements ou de programmes au sein de l’organisation s’effectue après un examen du Conseil de coordination.

Le Conseil de coordination possède le droit de nommer un trésorier/auditeur pour vérifier les fonds destinés à soutenir les activités de la Plateforme.

Le Secrétariat soutient une conduite professionnelle des projets, des événements et des programmes d’action de la Plateforme. Le travail du Secrétariat est financé par les budgets des projets, des événements et des programmes conduits.

La Plateforme peut collecter les donations pour son activité et confier la charge de la réalisation administrative de ce mécanisme à l’une de ses organisations membres actives.

Les tâches des participants de la Plateforme en tant que représentants des Conseils de coordination et de contrôle ainsi que les autres organes du Forum, à l’exception du Secrétariat, seront attribuée sur base de volontariat et ne seront pas rémunérées. Ceci n’exclut pas la possibilité de rembourser les coûts entraînés par l’exercice des charges au nom de la Plateforme ou lorsqu’un expert travaille sous la commande de la Plateforme, toujours dans la mesure des budgets des projets et des moyens propres à la Plateforme.

Une fois par an, avec le soutien du Secrétariat, le CCord présente aux membres actifs une revue entière des activités de la Plateforme et du contenu de son travail sous forme électronique et organise une discussion en ligne sur ce rapport.

[1] Les organisations russes, ukrainiennes et provenant d’autres pays sont, dans le cadre du fonctionnement de la Plateforme, regroupées en «groupes de pays» pour garantir un équilibre dans la représentation de leur travail au sein de la Plateforme.